1. Beschwerdeerhebung / Zugang zum Meldesystem
Hinweisgeber können einen Verstoß in der Lieferkette im digitalen Meldesystem der Wilhelm Layher GmbH & Co KG und der Layher Holding GmbH & Co. KG melden. Daneben können Hinweise auch persönlich, telefonisch oder in Textform abgegeben werden.
Meldesystem: verfahrensordnung-meldesystem.layher.com
Postalisch, per E-Mail, telefonisch oder persönlich an:
Wilhelm Layher GmbH & Co KG
Meldestelle
Ochsenbacher Straße 56
74363 Güglingen-Eibensbach
Deutschland
E-Mail: meldesystem@layher.com
T +49 (71 35) 70-7117
Mitarbeitern steht darüber hinaus zusätzlich der direkte Kontakt zu deren Vorgesetzten oder zur Geschäftsleitung, zum Menschenrechtsbeauftragten, zum Datenschutzbeauftragten und zur Personalabteilung zur Verfügung.
2. Verfahrensbeteiligte
Hinweisgeber, d. h. eigene Mitarbeiter, Mitarbeiter von Lieferanten und Dienstleistern sowie sonstige Personen, melden über die unter 1. genannten Meldewege der Meldestelle den Vorfall in der Lieferkette. Im Bedarfsfalle werden Personen in den betroffenen Bereichen sowie weitere interne und / oder externe Experten durch die Meldestelle einbezogen.
3. Eingangsbestätigung / Rückmeldung
Sofern Kontaktdaten hinterlegt wurden, erhält der Hinweisgeber innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Frist nach Abgabe der Meldung die Benachrichtigung, dass die Nachricht über den gemeldeten Verstoß eingegangen ist, sowie eine Rückmeldung über den Ermittlungsstand. Bei anonymen Meldungen erhält der Hinweisgeber einen Zugangscode, mit dem er Zugang zur Meldung erhält.
4. Zulässigkeit der Beschwerde
Die Meldestelle prüft, ob die erhaltene Meldung plausibel und wahrheitsgetreu ist und ob ein Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) vorliegt. Zu dieser Ermittlung und Aufklärung des plausiblen Sachverhalts kann die Meldestelle Rückfragen an den Hinweisgeber richten, sofern Kontaktdaten hinterlegt wurden, sowie Betroffene, Zeugen und weitere interne / externe Experten einbinden.
5. Prüfmaßstäbe
Gemeldete Verstöße in der Lieferkette werden auf Basis von Analysen der Lieferanten, Angaben der Lieferanten in Fragenbögen zu Menschenrechten und Umweltschutz und gegebenenfalls durch Lieferanten-Audits überprüft.
6. Verfahren
Das Verfahren hält eine Dokumentation sämtlicher Meldungen, Rückfragen und die im Rahmen der Aufklärung gegebenenfalls zusätzlich eingebundenen Beiträge (z. B. auch Expertisen) und Personen bis hin zum Abschlussbericht nach. Neben personalisierten Meldungen können auch anonyme Meldungen eingereicht werden.
7. Anforderungen an verfahrensbegleitende und -leitende Personen
Es ist sichergestellt, dass verfahrensbegleitende und -leitende Personen unabhängig agieren und Transparenz sowie Verlässlichkeit gewährleistet sind.
8. Verfahrensort
Sitz der Meldestelle: Wilhelm Layher GmbH & Co KG, Ochsenbacher Straße 56, 74363 Güglingen-Eibensbach, Deutschland.
9. Verfahrenssprache
Meldungen können bei Abgabe über das Meldesystem auch in zahlreichen anderen Sprachen eingereicht werden. Diese sind im System auswählbar.
10. Verfahrensdauer
Die Verfahrensdauer kann bis zum Verfahrensende fallabhängig variieren. Ein zeitnaher Abschluss der Untersuchungen wird dabei angestrebt.
11. Verfahrenskosten
Bei Eingang wahrheitsgemäßer Hinweise entstehen dem Hinweisgeber keine Kosten.
12. Transparenz des Bearbeitungsverfahrens
Die Dokumentation eingehender Hinweise inkl. sämtlicher Korrespondenz erfolgt grundsätzlich mit Datum und Zeitangabe. Damit ist eine chronologische und transparente Nachverfolgung und Bearbeitung sichergestellt.
13. Sachverhaltsaufklärung
Die Meldestelle legt die für die Aufklärung zuständigen Personen fest (betroffene Personen, Dritte, etc.), bindet diese im Rahmen der Fallbearbeitung ein und legt Fallverantwortliche fest.
14. Schutz der Verfahrensbeteiligten
Für Hinweisgeber wird Vertraulichkeit gewährleistet. Anonyme Meldungen sind möglich. Darüber hinaus wird der Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde, die auf gutem Glauben basiert, wirksam gewährleistet.
15. Verfahrensergebnisse
Es wird ein Abschlussbericht erstellt.
16. Umsetzung von Verfahrensergebnissen
Es werden Folgemaßnahmen dokumentiert, die durchgeführt worden sind, um dem Hinweis nachzugehen und den Regelverstoß aufzudecken bzw. präventiv zu verhindern. Ziel ist die Verhinderung, Beendigung oder Minimierung der Verletzung. Im eigenen Geschäftsbereich muss die Verletzung beendet werden. Wenn die Verletzung beim Lieferanten vorliegt, dann soll
Ferner erfolgt eine Überprüfung einmal jährlich oder anlassbezogen bei Veränderung der Risikosituation.
17. Hinweisgeberschutzgesetz für die Wilhelm Layher GmbH & Co KG
Die Meldestelle nimmt auch Hinweise über Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften, sowie schwerwiegende Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien für die Wilhelm Layher GmbH & Co KG im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes entgegen.
Hinweisgeber im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes erhalten nach 3 Monaten eine Mitteilung über den Stand des Verfahrens.
Hinweisgeber werden nach den gesetzlichen Vorgaben gegen Benachteiligung geschützt, sofern kein Missbrauch vorliegt.
Version 1.0 – 05.2023
